個人情報保護方針について

•  1. 個人情報保護方針
•  2. 個人情報の任意性
•  3. 個人情報の利用目的
•  4. 個人情報の第三者提供について
•  5. 個人情報の保護対策
•  6. 個人情報の外部委託
•  7. 開示対象個人情報に関する事項
•  8. 個人情報に関する苦情・相談窓口

1. 個人情報保護方針

当社は、「個人情報保護に関するマネジメントシステム－要求事項」に従い、下記のとおり個人情報保護方針を宣言し、お客様の個人情報の保護とお取扱いにつきまして厳重なセキュリティ対策を講じてまいります。

2. 個人情報の任意性

個人情報の提供は任意であり、これを強制するものではありません。
但し、弊社が法令を遵守し業務を行うこと又はサービスを提供する上で必要な情報を提供されない場合、当該業務・サービスを停止する場合がございますことをご了承下さい。

3. 個人情報の利用目的

当社において個人情報を取得する場合には、原則として、書面、ウェブサイト画面もしくは口頭でのご説明等の方法で、その都度、利用目的および利用範囲を明示します。

【開示対象個人情報一覧表】

個人情報の内容	利用目的	開示等
入居希望者及び借主・入居者情報	貸主、管理会社等の入居審査の為 家財の損害保険代理店業務の為 入居中の修繕、建物のメンテナンス等を行う為 入居者管理の為 ダイレクトメール発送の為 情報提供、その他必要事項連絡の為	開示
お部屋探しのお客様情報	条件に合致した物件を探す為 物件情報提供、その他必要事項連絡の為	開示
貸主（オーナー）情報	空室情報確認、募集条件確認、相談の為 入居者などからの苦情、相談などについて報告する為 重要事項説明を借主に対して行う為（宅地建物取引業法による） 登記簿謄本を取得する為（宅地建物取引業法による） 会社紹介、新サービス、法改正などの情報提供の為 ダイレクトメールなどの発送の為 インターネットでの広告掲載など賃貸斡旋のための営業活動	開示
取引先情報	商談・仕事の依頼・依頼した仕事の進捗確認を行う為	開示
お問い合わせ・相談等の申出者に 関する個人情報	お客さまからのお問い合わせ、相談等への適切な対応のため	開示
従業者情報	従業者の管理の為	開示
退職者情報	退職者への情報提供及び当社退職者情報管理の為	開示
個人情報に関する開示等および 苦情・相談等の申請者の情報	個人情報の開示等（利用目的の開示、開示対象個人情報の開示、訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止）に対応するため	開示
「取引先企業の役員、従業員等」 の情報	商談・仕事の依頼・依頼した仕事の進捗確認を行う為	開示
採用希望者情報	採用希望者への情報提供、連絡の為 採用選考の為 内定者管理の為	開示

4. 個人情報の第三者提供について

当社は、あらかじめ本人の同意をいただいた場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。だたし、次の場合を除きます。

• 本人の同意がある場合
• 法令に基づく場合
• 利用目的の範囲内で個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難なとき
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合で、本人の同意を得るのが困難であるとき
• 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行するのに協力する必要がある場合で、本人の同意を得ることで当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• 第三者が学術研究機関等である場合で、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く）

5. 個人データの安全管理措置

当社は、プライバシーマークを取得し、個人データの漏えい、滅失、毀損の防止などに向け、必要かつ適切な安全管理措置を講じています。主な取り組みは以下のとおりです。

・基本方針の策定

個人データの適正な取り扱い確保のため、個人情報保護法・ガイドライン等の遵守や苦情相談への対応等につき「個人情報保護方針」を策定しております。

・個人データの取扱いに係る規律の整備

「個人情報保護方針」に基づき、取得・利用・提供・廃棄等の取り扱い方法や責任者・担当者の定義に関する関連規程を整備しています。

・組織的安全管理措置

1. (1) 個人情報保護管理者を設置し、各部署に取扱い担当者を配置。取扱い範囲を明確化し、法令違反やその恐れがある場合には速やかに報告・連絡が行える体制を構築しています。
2. (2) 自己点検や内部監査を定期的に実施し、運用の適正を確認しています。
3. (3) 業務委託時には、委託先の安全管理状況を確認し契約を締結するなど、適切な管理を行っています。

・人的安全管理措置

1. (1) 全従業者に対して、個人情報保護に関する定期教育を実施しています。
2. (2) 就業規則等に秘密保持義務を明記し、意識の徹底を図っています。

・物理的安全管理措置

1. (1) 入退室管理を実施し、個人データを扱う区域への書類・媒体・機器等の持込・持出を制限しています。
2. (2) 個人データが含まれる書類や電子媒体、個人データを取扱う機器等の施錠保管、適切な廃棄を行い、不正利用、紛失、盗難等の防止に努めています。

・技術的安全管理措置

1. (1) アクセス制御により、個人情報データベースにアクセスできる者を限定しています。
2. (2) 個人データを取扱う情報システムには、不正アクセスや不正ソフトウェアからの保護機能を導入しています。

・外的環境の把握

• 当社は、個人データを国内にのみ保管しています。

6. 個人情報の外部委託

当社は、利用目的の達成の範囲において、保有する個人情報の全部または一部を委託する場合があります。
その場合、委託先の選定には厳正な基準を設け、必要な契約を締結し、適切な管理・監督を行います。

7. 開示対象個人情報に関する事項

当社は、前述の表に記載の「開示対象個人情報」について、個人情報保護法にもとづき、本人または代理人からの開示、利用停止、消去、第三者への提供停止の求め、および訂正・追加または削除の求め（以下「開示等」という）ならびに第三者提供記録の開示等の求めに対応します。

・個人情報の開示請求手続きについて

開示等のご請求は「個人情報請求書」をダウンロードし必要事項を記入、以下本人確認書類および、代理人請求の場合の必要書類、所定の手数料を同封し現金書留にて郵送をお願い申し上げます。

個人情報請求書

・本人確認のための書類

運転免許証、パスポート、マイナンバーカード(表面)などの顔写真付き身分証の公コピー
なお、「開示等の請求」をする者が未成年者又は成年被後見人の法定代理人、もしくは本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類を同封下さい。

＜法定代理人の場合＞

親権者、未成年後見人、成年後見人であることが確認できる書類（戸籍謄本、戸籍抄本、 家庭裁判所の証明書、登記事項証明書等）

＜本人が委任した代理人の場合＞

委任状、及び委任状に捺印してある本人の印鑑証明書

・手数料及びその徴収方法

個人情報の開示、利用目的の通知および第三者提供記録の開示のご請求の手数料は、1回につき1,000円（消費税込み）です。
個人情報の請求書・本人確認に必要な書類を同封の上、現金書留にてご送付ください。

・個人情報請求書等の送付先

〒730-0806
広島市中区西十日市町9-9-6F
株式会社 部屋店　個人情報担当窓口

・開示を行わない場合について

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記 して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。

1. (1) ご本人確認ができない場合
2. (2) 提出書類に不備がある場合
3. (3) 生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれのある場合
4. (4) 法令違反となる場合
5. (5) その他、請求の状況を鑑み、請求を拒否することが妥当であると弊社が判断した場合

8. 個人情報に関する苦情・相談窓口

人情報保護方針全般に関するお問い合わせ、個人情報に関する苦情・相談がございましたら、下記苦情相談窓口までお問合せ下さい。

広島市中区西十日市町9-9-6F
株式会社部屋店　個人情報担当窓口　
個人情報保護管理者　本部　古賀 英樹
電話：0570-02-0819　FAX：082-295-5002（受付時間：平日10:00～17:00）

【認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先】

　東京都港区六本木一丁目９番９号六本木ファーストビル内
　一般財団法人日本情報経済社会推進協会
　個人情報保護苦情相談室
　電話：03-5860-7565 　0120-700-779
　※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません

制定　2014年5月12日
改定　2025年6月1日
株式会社 部屋店
代表取締役 松田 弘